Un cabinet se pilote avec une dizaine de chiffres, à condition qu'ils sortent de l'outil sans ressaisie et qu'on les lise correctement. Voici les 12 que nous suivons, leur formule, ce qu'ils révèlent, et les pièges d'interprétation.
Les tableaux de bord de la plupart des ATS montrent des volumes : candidats ajoutés, e-mails envoyés, jobs ouverts. Ce sont des compteurs, pas des indicateurs. Un indicateur relie deux volumes (présentations et placements), ou un volume et un délai, ou un volume et un montant, et il se lit par recruteur, par client ou par type de poste. Voici les douze que nous suivons, en quatre familles.
| # | Indicateur | Formule | Lecture |
|---|---|---|---|
| 1 | Contacts de prospection | Appels + e-mails + messages LinkedIn vers des décideurs, par recruteur et par semaine | Le seul levier direct sur le nombre de jobs pris. Se lit avec le n° 5 (jobs pris) pour voir le rendement. |
| 2 | Candidats contactés | Premiers messages + relances envoyés à des candidats, par recruteur et par semaine | Avec le n° 3, dit si le sourcing manque de volume ou de ciblage. |
| 3 | Taux de réponse candidats | Candidats ayant répondu / candidats contactés, par séquence et par canal | En dessous de 20 % sur une séquence complète, revoir le message ou le ciblage, pas le volume. |
| 4 | Entretiens recruteur | Entretiens de qualification tenus, par recruteur et par semaine | Le goulot habituel : si le n° 2 monte et le n° 4 stagne, le recruteur qualifie trop tard ou trop lentement. |
| # | Indicateur | Formule | Lecture |
|---|---|---|---|
| 5 | Jobs pris | Jobs confiés avec convention signée, par recruteur et par mois | Ne compter que les jobs sous convention : un brief sans convention n'est pas un job. |
| 6 | Présentations par placement | Candidats présentés au client / placements, par job puis par recruteur | 3 à 6 est courant ; au-delà de 8, le brief ou la présélection est en cause. Se lit par type de poste. |
| 7 | Taux de pourvoi | Jobs pourvus / jobs pris, sur 6 ou 12 mois | Un cabinet au succès pourvoit rarement plus de 60-70 % des jobs pris ; en dessous de 40 %, la prise de brief accepte des missions impossibles. |
| 8 | Garanties activées | Placements avec garantie activée / placements, sur 12 mois glissants | Indicateur de qualité. Au-delà de 10 %, problème de qualification ou de brief. |
| # | Indicateur | Formule | Lecture |
|---|---|---|---|
| 9 | Brief → première shortlist | Jours entre la prise de brief et l'envoi de la première shortlist, médiane | Dépend du cabinet seul ; c'est le délai que l'IA et un vivier propre réduisent le plus. |
| 10 | Time-to-fill | Jours entre la prise de brief et la signature du candidat, médiane par type de poste | Dépend aussi du client (retours, décisions) ; suivre à part le temps d'attente côté client. |
| # | Indicateur | Formule | Lecture |
|---|---|---|---|
| 11 | CA facturé et CA encaissé par recruteur | Somme des honoraires HT facturés, et encaissés, par recruteur et par mois ; écart = retard de paiement | Le facturé pilote la performance, l'encaissé pilote la trésorerie. Un écart qui grandit est un problème de relance, pas de vente. |
| 12 | Honoraires moyens par placement | CA facturé / placements, par recruteur et par type de poste | Avec le n° 6, dit si un recruteur gagne par le volume ou par la valeur. Sert à fixer les objectifs. |
Les indicateurs servent d'abord à fixer des objectifs d'activité réalistes, en remontant la chaîne. Un exemple de calcul, avec des ratios à remplacer par les vôtres : un recruteur vise 2 placements par mois. À 5 présentations par placement (n° 6), il doit présenter 10 candidats. Si un candidat présenté sur trois qualifiés (n° 4) est retenu pour présentation, il doit tenir 30 entretiens de qualification. À 25 % de réponse (n° 3) et un entretien pour deux réponses, il doit contacter 240 candidats dans le mois, soit 60 par semaine. Ce chiffre, et non « 2 placements », est l'objectif hebdomadaire que le recruteur contrôle ; s'il est intenable, c'est l'un des ratios qu'il faut améliorer (message, ciblage, brief), pas l'effort. Le même calcul, côté clients, relie les contacts de prospection (n° 1) aux jobs pris (n° 5) et dit combien de décideurs appeler par semaine pour alimenter le pipeline.
Aucun de ces douze indicateurs ne demande de saisie supplémentaire si l'outil enregistre, au fil du travail : chaque appel et chaque message avec sa date et sa cible (décideur ou candidat) ; la réponse ou son absence ; la convention signée (date) ; la présentation au client (date, candidat, job) ; l'entretien (date) ; le placement (date de signature, salaire, honoraires) ; la facture (date, montant) et son paiement (date) ; la garantie (activée ou non). C'est le premier test d'un ATS en démo : « sortez-moi le ratio présentations / placement par recruteur sur le trimestre ». S'il faut un export Excel, l'outil ne le produit pas.
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Réserver une démoMis à jour le 21 septembre 2026.
Le chiffre d'affaires encaissé par recruteur, rapporté à son coût. Tous les autres indicateurs l'expliquent : activité (appels, messages), conversion (présentations par placement), délais (time-to-fill) et qualité (garanties activées). Un cabinet qui ne suit qu'un chiffre suit celui-là, mais il arrive trop tard pour corriger ; les indicateurs d'activité et de conversion sont ceux sur lesquels on agit.
Dans un cabinet de recrutement classique, 3 à 6 candidats présentés par placement est courant ; au-delà de 8, le brief est mal pris ou la présélection trop large ; en dessous de 2, le cabinet présente peut-être trop peu de choix. Le ratio se lit par recruteur et par type de poste, pas en moyenne globale.
Du jour de la prise de brief (job confié) au jour de la signature du contrat par le candidat, en jours calendaires, par placement. La médiane est plus utile que la moyenne, qu'un poste resté ouvert six mois écrase. Suivre aussi le délai brief → première shortlist, qui dépend du cabinet seul.
Oui : c'est l'indicateur de qualité des placements. Placements pour lesquels la garantie a été activée (départ ou licenciement pendant la période) divisés par le nombre de placements sur la période. Au-delà de 10 %, il y a un problème de qualification ou de brief ; l'indicateur se lit sur 12 mois glissants.