Beaucoup de cabinets commencent avec HubSpot ou Pipedrive pour la prospection et un ATS à côté pour les candidats. Six mois plus tard, personne ne sait quel client a reçu quel candidat, ni ce qui a été facturé. Voici ce qu'un CRM de cabinet doit contenir, et pourquoi.
Le mot CRM recouvre deux réalités. Pour une entreprise qui vend un produit, c'est un pipeline de deals : lead, qualification, proposition, signature. Pour un cabinet de recrutement, la signature n'est que le début : un client confie un job, reçoit des candidats, en engage un, paie des honoraires, active parfois une garantie, puis reconfie un job six mois plus tard. Le CRM d'un cabinet doit tenir ce cycle entier, et le relier aux candidats. Cet article décrit ce qu'il contient, ce qui manque aux CRM généralistes, et les questions à poser.
Chaque étape produit une donnée qui sert à l'étape suivante. Le CRM d'un cabinet est l'outil qui empêche cette donnée de se perdre entre un fichier Excel, une boîte mail et un ATS.
| Objet | Ce qu'il porte | Pourquoi il doit être relié |
|---|---|---|
| Société | Identité, secteur, taille, TVA, adresse de facturation, tags (compétences recherchées, secteurs) | Un job, une convention et une facture appartiennent à une société ; la recherche « qui recrute des ingénieurs HVAC » se fait sur les tags. |
| Contact | Personne, fonction, coordonnées, historique des échanges (appels, e-mails, notes) | Le contact qui change de société est un lead : le CRM doit le suivre, pas la fiche société. |
| Job confié | Brief, salaire, critères, statut, recruteur, convention applicable | Le pipeline de candidats est attaché au job ; le job est attaché à la société et à la convention. |
| Candidat présenté | Qui, quand, à quel job, avec quel retour | C'est la preuve du non-contournement et la base du ratio présentations / placement. |
| Convention | Pourcentage, base, garantie, acompte, exclusivité, date de signature, document signé | La facture se calcule depuis la convention ; la garantie se déclenche depuis ses termes. |
| Placement | Candidat, job, salaire signé, date, honoraires, échéances, garantie, statut de facturation et de paiement | C'est la ligne de revenu ; sans lui, le chiffre d'affaires par recruteur n'existe pas. |
| Activité | Appels, e-mails, notes, rendez-vous, rattachés au contact et au job | Le brief se retrouve dans l'appel ; la relance se planifie depuis l'e-mail sans réponse. |
HubSpot, Pipedrive, Salesforce ou Odoo CRM sont excellents pour la prospection : sociétés, contacts, séquences, pipeline de deals, reporting commercial. Ils butent sur cinq points propres au cabinet :
Le coût n'est pas la licence, c'est la double saisie et l'information perdue. Un cabinet de cinq recruteurs qui tient HubSpot + un ATS + un Excel de placements ressaisit chaque client trois fois.
Profilio a été construit dans un cabinet belge qui tenait un CRM à côté de Bullhorn ; les objets ci-dessus sont ceux que nous avons dû relier pour arrêter la double saisie : société, contact, job, candidat présenté, convention signée en ligne, placement avec échéances et garantie, facture avec TVA belge ou française et départ vers Odoo. Les leads (offres publiées, mouvements de contacts, candidats devenus décideurs) remontent chaque matin dans le pense-bête du recruteur, avec les appels à passer. Voir aussi : choisir un ATS pour un cabinet belge · facturer un placement · toutes les ressources.
Autopilot IA, multidiffusion belge et française, facturation native, 159 € par siège tout inclus, sans engagement.
Réserver une démoMis à jour le 21 septembre 2026.
Oui, mais pas de deux outils. L'ATS gère les candidats ; le CRM gère les clients, la prospection, les jobs confiés et les placements. Les deux partagent les mêmes objets (un job appartient à un client, un placement lie un candidat à un job) : séparés, ils obligent à ressaisir et perdent le lien. Les outils conçus pour les cabinets réunissent les deux dans une base.
Pour la prospection pure, oui : sociétés, contacts, séquences, pipeline de deals. Ils n'ont pas les objets propres au recrutement (job confié, candidat présenté, convention avec pourcentage et garantie, placement, garantie qui court) ni la contrainte de non-contournement. Un cabinet qui les utilise gère le cœur de son activité dans des feuilles de calcul à côté.
La société est l'entreprise cliente ou prospecte ; le contact est la personne (DRH, manager) qui confie ou peut confier des postes ; le lead est un signal (poste ouvert repéré, contact qui change de société, candidat placé qui devient décideur) qui mérite un appel. Un bon CRM de cabinet fait remonter les leads depuis les données existantes plutôt que de demander de les saisir.
Par recruteur et par équipe : appels et e-mails de prospection, jobs pris, candidats présentés, entretiens, placements, chiffre d'affaires facturé et encaissé, ratio présentations / placement, délai moyen de pourvoi. Ces chiffres n'existent que si les objets sont reliés ; c'est le premier test d'un CRM.