La facture de placement est la seule ligne de revenu d'un cabinet de recrutement, et elle se fait encore souvent à la main. Ce qu'elle doit contenir en Belgique et en France, comment la TVA s'applique, ce qui change avec la facture électronique, et comment traiter la garantie.
Un cabinet de dix recruteurs émet quelques dizaines de factures par an, toutes du même type, et pourtant chacune est refaite à la main : on cherche le salaire dans un e-mail, le pourcentage dans la convention, on recalcule la TVA, on oublie une mention. Cet article décrit le circuit complet, du fait générateur à la relance, pour la Belgique et la France. Pour le montant lui-même, le simulateur d'honoraires ; pour les pourcentages et les clauses, l'article sur les honoraires.
La convention signée avec le client fixe le moment où les honoraires sont dus. Trois pratiques :
La date de la prestation portée sur la facture est celle du fait générateur, pas celle de l'émission ; les deux peuvent différer de quelques jours.
Les listes belge et française se recoupent largement. Une facture de placement doit porter :
En France, la mise en place progressive de la facture électronique ajoute quatre mentions (SIREN du client, adresse de livraison si différente, nature de l'opération, option pour les débits), obligatoires pour les grandes entreprises et ETI à partir du 1er septembre 2026 et pour les PME à partir du 1er septembre 2027.
| Cabinet | Client | TVA sur la facture | Mention |
|---|---|---|---|
| Belge | Entreprise belge assujettie | 21 % | — |
| Français | Entreprise française assujettie | 20 % | — |
| Belge ou français | Entreprise assujettie dans un autre État membre | 0 % (autoliquidation) | « Autoliquidation — TVA due par le preneur » + numéros de TVA des deux parties ; déclaration intracommunautaire des services |
| Belge ou français | Entreprise hors UE | En principe non soumise | Mention d'exonération ; à confirmer avec le comptable selon le pays |
| Belge ou français | Non assujetti (ASBL non assujettie, particulier) | 21 % / 20 % | — |
Les devis, conventions et échanges se font en HT avec « TVA en sus » : un montant écrit sans précision peut être lu comme TTC par un client de mauvaise foi.
Belgique. Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges assujetties doivent être électroniques et structurées, échangées sur le réseau Peppol (format Peppol BIS), avec une période de tolérance sur les trois premiers mois selon le SPF Finances. Un PDF par e-mail n'est plus une facture conforme entre deux sociétés belges. Concrètement, le cabinet a besoin d'un logiciel de facturation ou de comptabilité raccordé à Peppol (Odoo, Yuki, Exact, Billit, WinBooks…) ; la facture de placement doit y être créée ou y être poussée depuis l'ATS.
France. La réforme est progressive : réception obligatoire pour toutes les entreprises et émission pour les grandes entreprises et ETI dès le 1er septembre 2026, émission pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027, via une plateforme agréée. Un cabinet français qui facture des clients français a un an de plus qu'un cabinet belge.
Un cabinet belge place un chef de projet chez un client belge assujetti. Convention : 20 % du salaire brut annuel de base, garantie 3 mois avec remboursement proportionnel, paiement à 30 jours. Contrat signé le 15 septembre à 54 000 €.
| Ligne | Montant |
|---|---|
| Honoraires de recrutement — Chef de projet — 20 % × 54 000 € | 10 800,00 € HT |
| TVA 21 % | 2 268,00 € |
| Total TTC | 13 068,00 € |
| Date de prestation / émission / échéance | 15/09 · 16/09 · 16/10 |
Le candidat démissionne le 20 novembre, au troisième mois. La convention prévoit un remboursement proportionnel : un mois de garantie sur trois n'a pas couru, le cabinet émet une note de crédit de 3 600 € HT (4 356 € TTC) référencée à la facture du 16/09. On ne modifie jamais une facture émise, on la corrige par un avoir.
En Belgique, la loi du 2 août 2002 fixe le délai de paiement par défaut à 30 jours et encadre les délais contractuels ; le retard ouvre droit, sans mise en demeure, à des intérêts au taux légal applicable aux transactions commerciales et à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, plus les frais raisonnables. En France, le délai par défaut est de 30 jours, 60 jours maximum (ou 45 jours fin de mois) s'il est prévu dans les conditions générales ou le contrat, avec pénalités et indemnité forfaitaire de 40 € exigibles sans rappel.
Le circuit de relance qui fonctionne : un rappel courtois à J+3 après l'échéance (« votre comptabilité a-t-elle bien reçu… »), un second à J+15 avec le décompte des intérêts, une mise en demeure à J+30, puis recouvrement. Chaque étape doit être datée dans l'outil : c'est le journal des relances qui fait la différence en cas de contestation.
Tout ce qui précède est déterministe : le pourcentage et la base viennent de la convention, le salaire du contrat signé, la TVA du pays du client, les mentions du profil du cabinet, le numéro de la séquence. Dans Profilio, le placement porte ces données ; la facture se génère en un clic, conforme, avec les échéances éventuelles (acompte, solde) suivies séparément, et part vers Odoo pour l'émission en Peppol et le suivi des paiements. Le tableau de bord montre ce qui est facturé, payé, en retard, par recruteur.
Voir aussi : honoraires : pourcentages et clauses · simulateur d'honoraires · choisir un ATS pour un cabinet belge · toutes les ressources.
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Réserver une démoMis à jour le 21 septembre 2026.
À la date prévue par la convention. La pratique majoritaire est la signature du contrat par le candidat, ce qui protège le cabinet si l'entrée en fonction est repoussée ou annulée par le client. La date de la prestation portée sur la facture est alors la date de signature.
21 % pour un client belge assujetti facturé par un cabinet belge, 20 % en France. Entre deux assujettis de pays différents de l'UE, la facture est hors TVA avec la mention d'autoliquidation et les deux numéros de TVA. Hors UE, la prestation est en principe non soumise à la TVA du prestataire ; vérifiez avec votre comptable.
Entre deux entreprises belges assujetties, non depuis le 1er janvier 2026 : la facture doit être électronique et structurée (réseau Peppol), avec une tolérance sur les premiers mois selon le SPF Finances. Vers un client particulier, non assujetti ou étranger, le PDF reste possible.
Le remplacement ne donne pas lieu à une nouvelle facture si la convention prévoit une garantie de remplacement. Si la convention prévoit un remboursement proportionnel, le cabinet émet une note de crédit (avoir) du montant remboursé, référencée à la facture initiale ; on ne modifie jamais une facture émise.