Honoraires de recrutement : ce que facturent les cabinets, et comment l'écrire

Un cabinet qui affiche « 20 % » et un cabinet qui affiche « 25 % » peuvent encaisser la même chose sur le même placement : tout dépend de la base de calcul, de la garantie et de ce qui est facturé quand. Cet article donne les pratiques que l'on rencontre sur le marché belge et français, puis les clauses à écrire pour que le montant convenu soit le montant payé. Pour le calcul lui-même, le simulateur d'honoraires donne le HT, la TVA et le TTC en direct.

Les pourcentages que l'on rencontre

Ces fourchettes sont des ordres de grandeur constatés, pas des barèmes : il n'existe pas de tarif réglementé, et le code de conduite de Federgon encadre la transparence, pas le prix. Le pourcentage descend quand le client confie du volume ou l'exclusivité, monte quand le profil est rare ou la mission urgente. Un cabinet qui débute a intérêt à tenir son pourcentage et à jouer sur la garantie et l'acompte plutôt que de descendre sous 15 % : à ce niveau, un placement sur deux ne couvre plus le temps passé.

La base de calcul, avant le pourcentage

C'est la clause qui fait le plus de différence et qui manque le plus souvent. Trois bases existent :

• Le salaire brut annuel de base à l'embauche, hors primes et avantages : la plus courante, la plus simple à vérifier (le contrat de travail suffit).
• Le package : base plus avantages valorisés (voiture de société, bonus cible, chèques-repas, assurance groupe). Plus élevé, mais chaque avantage se discute.
• Le brut annuel garanti sur 13,92 mois en Belgique (pécule de vacances et prime de fin d'année inclus) : à préciser, car « brut annuel » peut s'entendre sur 12 ou 13,92 mois.

Sur un fixe de 60 000 € avec 12 000 € d'avantages, 20 % donnent 12 000 € HT sur la base, 14 400 € HT sur le package. La convention doit dire laquelle, et ce qui se passe si le salaire réel diffère du salaire annoncé : la pratique est de facturer sur le salaire du contrat signé, avec un minimum d'honoraires quand le salaire est inférieur à la fourchette du brief.

Acompte, retainer, minimum

Le recrutement « au succès » fait porter tout le risque au cabinet : le client peut arrêter la mission, recruter en interne ou geler le poste, et le travail de sourcing n'est pas payé. Trois mécanismes limitent ce risque :

• L'acompte à la signature de la convention, 20 à 30 % des honoraires estimés, déduit de la facture finale, non remboursable si le client abandonne la mission. Il filtre les clients qui « regardent ».
• Le retainer en chasse : un tiers à la signature, un tiers à la présentation de la shortlist, un tiers au placement. Le cabinet est payé pour le travail, pas seulement pour le résultat.
• Le minimum d'honoraires, par exemple 6 000 € HT, qui protège sur les postes juniors où 18 % de 32 000 € ne couvrent pas la mission.

La garantie de remplacement

Elle rassure le client et coûte cher si elle est mal écrite. Les paramètres à fixer :

• La durée : 3 mois est la pratique courante, alignée sur une période d'essai ou de préavis court ; 6 mois se rencontre en chasse. Au-delà, le cabinet assure le management du client.
• Le déclencheur : départ volontaire du candidat ou licenciement pendant la période, hors licenciement économique, modification du poste ou du lieu, faute du client.
• La contrepartie : remplacement (le cabinet relance la recherche sans nouveaux honoraires, dans les mêmes conditions de brief) ou remboursement proportionnel au temps non couru (un départ au deuxième mois d'une garantie de trois rembourse un tiers). Le remplacement est préférable pour le cabinet ; le remboursement pour le client. Beaucoup de conventions offrent le remplacement d'abord, le remboursement seulement si aucun remplaçant n'est présenté dans les 60 jours.
• La condition : la garantie ne joue que si la facture initiale a été payée dans les délais. Cette ligne évite de rechercher gratuitement pour un client qui n'a pas payé.

TVA, facture et paiement

Les honoraires sont des prestations de services soumises à la TVA : 21 % en Belgique, 20 % en France pour un client assujetti dans le même pays. Pour un client assujetti dans un autre État membre, la facture est établie hors TVA avec la mention d'autoliquidation et le numéro de TVA intracommunautaire du client. Les devis et conventions s'écrivent en HT, avec la mention « TVA en sus », faute de quoi un client peut soutenir que le montant convenu était TTC.

Depuis le 1er janvier 2026, la facture entre deux entreprises belges assujetties doit être électronique et structurée (réseau Peppol), avec une période de tolérance sur les trois premiers mois selon le SPF Finances : un PDF par e-mail ne suffit plus. Le cabinet doit émettre depuis un logiciel qui parle Peppol, ou pousser sa facture de placement vers sa comptabilité (Odoo, par exemple) qui l'émet.

Le délai de paiement entre entreprises est encadré par la loi belge du 2 août 2002 sur le retard de paiement (30 jours par défaut, extensible par contrat dans les limites de la loi) et, en France, par le Code de commerce (30 jours par défaut, 60 jours maximum). Le retard ouvre droit à des intérêts au taux légal majoré et à une indemnité forfaitaire de recouvrement, sans mise en demeure. Écrire « 30 jours date de facture, intérêts et indemnité conformément à la loi du 2 août 2002 » dans la convention et sur la facture rend la relance plus simple.

Les clauses que la convention doit contenir

1. Base de calcul : « Les honoraires s'élèvent à X % du salaire brut annuel de base à l'embauche, hors primes et avantages, sur 13,92 mois, avec un minimum de Y € HT. »
2. Fait générateur : « Les honoraires sont dus à la signature du contrat de travail (ou de collaboration) par le candidat présenté par le cabinet, quelle que soit la date d'entrée en fonction. »
3. Acompte, s'il y en a un : montant, non-remboursement en cas d'abandon de la mission par le client, déduction de la facture finale.
4. Garantie : durée, déclencheur, exclusions, remplacement ou remboursement proportionnel, condition de paiement de la facture initiale.
5. Non-contournement : « Tout candidat présenté par le cabinet et engagé par le client, une société liée ou un tiers désigné par lui, à quelque titre que ce soit, dans les 12 mois de la présentation, donne lieu aux honoraires. » La liste des candidats présentés, datée, en est la preuve : l'ATS doit la produire.
6. Exclusivité, si accordée, avec sa contrepartie (pourcentage réduit ou acompte) et sa durée.
7. Délai de paiement et pénalités, avec référence à la loi applicable.
8. Données personnelles : le client reçoit des CV pour les besoins de la mission, ne les conserve pas au-delà et ne les transmet pas.

Une convention signée en ligne avant la première présentation vaut mieux qu'une convention parfaite envoyée après : la clause de non-contournement ne protège que si elle est acceptée avant que le client ait vu le candidat.

De la convention à la facture sans ressaisie

Dans Profilio, la convention signée par le client porte le pourcentage, la base et la garantie ; au placement, la facture se génère avec le salaire du contrat, la TVA du pays et les mentions légales, puis part vers Odoo pour l'émission en Peppol. Les honoraires peuvent être répartis en plusieurs échéances (acompte, solde) suivies séparément, et la liste datée des candidats présentés est dans le dossier, prête pour un cas de contournement. Voir aussi : le simulateur d'honoraires · choisir un ATS pour un cabinet belge · toutes les ressources.

Mis à jour le 21 septembre 2026.